💡 Recomendaciones (E): Para formulación de una directiva es necesario contar con un personal de apoyo debido a las diversas actividades que realiza la oficina de abastecimientos a fin de no dejar de atender oportunamente los requerimientos de las áreas usuarias.

💡 Recomendaciones (E): LAS ÁREAS USUARIAS, REMITAN LOS REQUERIMIENTOS DE MANERA OPORTUNA Y CON LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL NECESARIA A FIN DE PODER SER ATENDIDO.

💡 Recomendaciones (E): BUSQUEDA DE MECANISMO PARA DEVOLUCIÓN DE IMPORTE DE PAGO DE ENERGÍA ELÉCTRICA MEDIANTE RECIBO SIMPLE A II.EE

💡 Recomendaciones (E): Que la Oficina de administración proceder con la habilitación de los accesos de los responsables y operadores por área usuaria que permita que durante la fase II clasificación y Priorización de la Programación Multianual de Bienes, Servicios y Obras correspondiente al Cuadro Multianual de Necesidades 2027 – 2029 realicen sus ajustes de necesidades a base del techo presupuestal asignado.

💡 Recomendaciones (E): LAS RENUNCIAS Y LA CONTRATACIÓN DE NUEVAS PROMOTORAS SEAN INFORMADOS OPORTUNAMENTE PARA SU ACTUALIZACIÓN EN EL PADRÓN DEL MÓDULO COMPLEMENTARIO-SIGA MEF EVITANDO RETRASOS EN LOS PAGOS Y PLANILLAS ADICIONALES

💡 Recomendaciones (E): E.1. Constituir una Mesa Técnica de Sinceramiento Tarifario: Programar reuniones de trabajo inmediatas entre Administración, Presupuesto, UGP y UGI para mapear las rutas críticas, definir las tarifas reales según el tipo de transporte (moto lineal, colectivo, etc.) y validar el marco de disponibilidad presupuestal.
E.2. Implementar la Rendición por Declaración Jurada en Zonas Rurales Excluidas: Incorporar en la propuesta de directiva el uso excepcional y regulado de la declaración jurada de gastos de movilidad para aquellas rutas hacia II.EE. rurales donde no existe emisión de comprobantes de pago autorizados, en estricto cumplimiento de la normativa del MEF y SUNAT.
E.3. Acompañamiento Concurrente de la Oficina de Planificación y Presupuesto (UPP): Asegurar que Planificación realice la validación presupuestal del impacto de la directiva de forma paralela a su redacción, evitando que el documento se detenga al final del proceso por falta de techo financiero.
E.4. Priorización Política-Administrativa por la Dirección de la UGEL: Solicitar a la Dirección de la UGEL Cajabamba la emisión de una disposición interna de carácter prioritario para que Asesoría Jurídica y Administración agilicen la revisión final, el visado y la emisión de la Resolución Directoral que aprueba el nuevo instrumento normativo.

💡 Recomendaciones (E): E.1. Instalar una Mesa de Trabajo Administrativo-Contable: Convocar a reuniones de trabajo rápidas entre el Responsable de Caja Chica, Tesorería, Contabilidad y Abastecimiento para fijar por consenso los nuevos topes económicos de gasto y la lista cerrada de bienes/servicios permitidos.
E.2. Implementar un cronograma de visados prioritarios: Solicitar a la Dirección de la UGEL emitir una disposición interna de atención prioritaria para que el proyecto de directiva sea revisado y visado por la Oficina de Planificación y Presupuesto (UPP) y Asesoría Jurídica en un plazo máximo de 5 días útiles tras su entrega.
E.3. Diseñar una campaña rápida de socialización y prevención: Realizar talleres de inducción breves y dinámicos para el personal de la Unidad Ejecutora N° 306 sobre el uso correcto de los vales provisionales, plazos máximos para rendir y la correcta emisión de comprobantes de pago autorizados (SUNAT), reduciendo así los rechazos de rendiciones y agilizando las reposiciones de fondo.

💡 Recomendaciones (E): E.1. Implementar capacitaciones bajo modalidad híbrida y asincrónica: Grabar las sesiones teóricas y diseñar microtalleres prácticos en horarios diferenciados (fuera del horario de atención al público o de manera escalonada por áreas) para no afectar la atención al usuario.
E.2. Promover alianzas estratégicas e intercambio técnico: Gestionar capacitaciones gratuitas o asistencias técnicas mediante alianzas con la Dirección Regional de Educación (DRE) Cajamarca, el Ministerio de Educación (MINEDU) o el CONECTAMEF, optimizando el uso de los recursos presupuestales disponibles.
E.3. Habilitar un entorno de simulación tecnológica local: Coordinar con el área de Informática/Sistemas la instalación de versiones de prueba del SIGA y SIAF en las computadoras institucionales para que el personal pueda practicar de forma segura y directa.
E.4. Liderazgo e incentivos desde la Dirección de la UGEL: Emitir un memorando de la Dirección que declare de carácter obligatorio la asistencia a las capacitaciones clave, complementándolo con la entrega de resoluciones directorales de felicitación o certificados válidos como incentivo para el personal.

💡 Recomendaciones (E): E.1. Diagnóstico técnico y soporte preventivo a cargo del Área de Informática: Encomendar al Área de Informática la elaboración de una ficha técnica de evaluación del estado actual de los equipos (cámaras, cableado y grabadores) para identificar los componentes que pueden ser reparados internamente mediante administración directa, optimizando así los recursos de la institución ante la falta de presupuesto.
E.2. Formulación de especificaciones técnicas por el Área de Informática: Disponer que el Área de Informática redacte los requerimientos y términos de referencia (TDR) detallados para la adquisición de repuestos, cableado estructurado y conectores compatibles, asegurando que el área de Logística/Abastecimiento realice una compra técnicamente idónea y al menor costo posible.
E.3. Diseño del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo por Informática: Asignar al Área de Informática la responsabilidad de diseñar e implementar un cronograma trimestral de soporte técnico que incluya la limpieza física de lentes, verificación del estado de los discos duros de grabación, actualización de software/firmware y el reajuste de las conexiones de red para evitar futuras inoperatividades.

💡 Recomendaciones (E): E.1. Ejecutar un Plan de Capacitación sobre la Directiva Regional (Caso 1): Disponer que el área de Administración (Tesorería y Contabilidad) programe de manera urgente jornadas de inducción y asistencia técnica dirigidas a todos los servidores de la UGEL para explicar de forma práctica cómo solicitar, ejecutar y rendir los viáticos interprovinciales bajo las reglas del Gobierno Regional.

💡 Recomendaciones (E): Priorización del desarrollo de software por el Área de Informática Encomendar al Área de Informática que priorice la culminación de la base de datos y la interfaz de usuario del sistema de comisiones locales.

💡 Recomendaciones (E): Establecer un equipo de seguimiento de la gestión de financiamiento: Designar un comité multisectorial interno (Dirección, Administración, OPDI e Infraestructura) encargado exclusivamente de hacer seguimiento a las reuniones de coordinación política y técnica con las autoridades regionales para evitar que el proyecto pierda prioridad en la agenda externa

💡 Recomendaciones (E): Implementar plantillas estandarizadas de redacción: Diseñar y compartir con el equipo administrativo un catálogo de formatos preconfigurados de oficios, informes y memorandos para agilizar la redacción y evitar reprocesos por correcciones de forma.
Establecer plazos internos de atención entre oficinas: Fijar un compromiso interno para que las áreas de soporte entreguen los antecedentes o informes solicitados en un plazo máximo de 48 horas, evitando retrasar el pronunciamiento final de la Oficina de Administración.
Promover la digitalización y el despacho virtual: Incentivar el uso de la firma digital y el envío de memorandos e informes internos de manera 100% digital para reducir el uso de papel, evitar el traslado físico de expedientes y acelerar los tiempos de despacho.

💡 Recomendaciones (E): Regular y hacer cumplir los plazos de presentación anticipada: Emitir un memorando circular interno que establezca de manera obligatoria que toda solicitud de reembolso o encargo interno debe tramitarse con un mínimo de días de anticipación (por ejemplo, 5 días hábiles antes de la actividad). Asimismo, fijar fechas de corte semanales para la entrega de rendiciones

💡 Recomendaciones (E): Continuar con el Desarrollo de sesiones focalizadas de solución rápida: Cuando se detecte una deficiencia compleja que involucre a dos áreas programar reuniones breves y exclusivas entre esas dos unidades para destrabar el proceso sin saturar el tiempo del resto.

💡 Recomendaciones (E): Vincular el avance del SCI a las reuniones de coordinación administrativa: Incluir la evaluación del avance de las medidas de remediación del SCI como un punto fijo en la agenda de las reuniones periódicas de la Oficina de Administración para asegurar el compromiso de los jefes de área.

💡 Recomendaciones (E): El comite de Materiales Educativos debe trabajar más integrado y en equipo para hacer más rápido el cumplimiento de desempeño BIAE 2026.

💡 Recomendaciones (E): Las oficinas involucradas evitar retrasos en el registro de información en el sistema, de esa manera se asegurará la presentación oportuna de los estados financieros conforme a los plazos establecidos por los órganos rectores.

💡 Recomendaciones (E): Capacitación constante a personal responsable.

💡 Recomendaciones (E): - Se recomienda a las oficinas competentes ejecutar la carta de Compromiso de Devolución por Comisión de Servicios firmada por los comisionados pasado los plazos establecidos.
- Para Encargos Internos rendir dentro del plazo establecido para no tener problemas en el cierre contable y presupuestal.

💡 Recomendaciones (E): - SE REQUIERE CONTAR CON CONTAN MAYOR ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA PARA LA CONTRATACIÓN
DE PERSONAL.

💡 Recomendaciones (E): SE REQUIERE CONTAR CON CONTAN MAYOR ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL.

💡 Recomendaciones (E): NINGUNA

💡 Recomendaciones (E): Fortalecer la digitación en el área de proyectos para evitar errores.

💡 Recomendaciones (E): Habilitar un espacio físico adecuado con condiciones óptimas de conservación (control de humedad y seguridad) para proteger los legajos antiguos contra el deterioro, e iniciar un proyecto piloto de escaneo de los documentos de mayor demanda.

💡 Recomendaciones (E): Diseñar y difundir una guía virtual dirigida al personal docente y administrativo sobre los requisitos y formatos correctos para la apertura o actualización voluntaria de sus carpetas, reduciendo errores en las solicitudes.

💡 Recomendaciones (E): Personal exclusivo para escanéo de legajos.

💡 Recomendaciones (E): Implementar un repositorio interno de video-tutoriales rápidos para resolver dudas frecuentes de manera asíncrona.

💡 Recomendaciones (E): Establecer reuniones periódicas para congelar requerimientos antes de pasar las herramientas a producción.

💡 Recomendaciones (E): Realizar seguimiento constante mediante oficios reiterativos y llamadas directas a los sectoristas de RENIEC.

💡 Recomendaciones (E): Trabajar de la mano con Abastecimientos para agilizar los estudios de mercado y la emisión de órdenes de compra.

💡 Recomendaciones (E): Institucionalizar y certificar anualmente este programa de voluntariado para asegurar la mano de obra técnica preventiva.

💡 Recomendaciones (E): Evaluar la contratación de una línea de internet de respaldo (failover) y potenciar el sistema UPS del rack principal.

💡 Recomendaciones (E): Coordinar con la dirección la asignación de la camioneta de la UGEL y los viáticos para garantizar la ejecución del recorrido técnico sin interrupciones.

💡 Recomendaciones (E): Adquisición de nuevo software de red

💡 Recomendaciones (E): LA PRINCIPAL RECOMENDACION ES SOLICITAR A PRONIED LA MEJORA DEL SISTEMA, YA QUE ESO NOS RETRASA EN LA REVISION Y VERIFICACION DE LOS LOCALES ESCOLARES.

💡 Recomendaciones (E): Mejorar los equipos informáticos

💡 Recomendaciones (E): Revisión de expedientes antes de su derivacion a la oficina de Recursos Humanos

💡 Recomendaciones (E): Solicitar acceso a la RENIEC para evitar errores.

💡 Recomendaciones (E): .

💡 Recomendaciones (E): Programar asistencias técnicas y jornadas de difusión dirigidas a los directores de las Instituciones Educativas sobre los alcances y lineamientos de la nueva directiva aprobada.
* Realizar evaluaciones semestrales del cumplimiento de la directiva para identificar cuellos de botella en los procesos de alta, baja y mantenimiento de bienes muebles patrimoniales

💡 Recomendaciones (E): Ejecutar un diagnóstico técnico de la dotación de personal, identificando brechas entre los cargos aprobados y los efectivamente ocupados, así como las necesidades institucionales derivadas de la demanda del servicio educativo y del crecimiento de la carga administrativa.
Fortalecer la planificación de los recursos humanos mediante la proyección de necesidades de personal sustentadas en criterios técnicos, indicadores de gestión, carga laboral y prioridades institucionales.
Garantizar que toda propuesta de modificación del CAP Institucional cuente con sustento técnico, presupuestal y normativo, considerando los lineamientos establecidos por SERVIR y la normativa vigente sobre gestión de recursos humanos en el sector público.

💡 Recomendaciones (E): Elaborar y aprobar una Directiva Interna de Teletrabajo, en concordancia con la normativa vigente, definiendo criterios de elegibilidad, funciones teletrabajables, responsabilidades, mecanismos de supervisión y evaluación del desempeño.
Implementar protocolos de seguridad de la información y ciberseguridad, asegurando la protección de los datos institucionales, la confidencialidad de la información y el cumplimiento de las políticas de seguridad digital.

💡 Recomendaciones (E): Coordinaciones conforme a la necesidad.

💡 Recomendaciones (E): Participación activa del personal.
Interés por mejorar el clima laboral.

💡 Recomendaciones (E): Elaborar un plan anual de capacitación.
Fortalecer la coordinación entre las áreas.
Implementar un sistema de seguimiento y supervisión.

💡 Recomendaciones (E): Elaborar expedientes técnicos sólidos.
Mantener actualizados los instrumentos de gestión institucional.
Fortalecer la coordinación entre las áreas de Planificación, Administración, Recursos Humanos y Presupuesto para agilizar la formulación y el seguimiento de las solicitudes.
Mantener actualizados los instrumentos de gestión institucional, asegurando que reflejen las necesidades reales de personal.

💡 Recomendaciones (E): CAPACITACION CONTINUA EN GESTION PUBLICA.
SANEAMIENTO DE PLAZAS Y PRESUPUESTO.

💡 Recomendaciones (E): ELABORAR MATERIAL PRCATICO DE SOPORTE.
DISEÑO, ENFOQUE Y PREPARACION.

💡 Recomendaciones (E): DISEÑO, ENFOQUE Y PREPARACION.

💡 Recomendaciones (E): SOSTENIBILIDAD Y MATERIALES DE APOYO.

💡 Recomendaciones (E): METODOLOGIA Y EJECUCION PRACTICA.

💡 Recomendaciones (E): DISTRIBUCION ORGANIZADA DE LA DOCUMENTACION.

💡 Recomendaciones (E): COORDINACION CON LA DRE CAJAMARCA PARA EL CRUZE DE INFORMACION

💡 Recomendaciones (E): QUE EL AREA DE INGENIERO -I TENGA LAS FUNCIONES DETERMINADAS EN LA LEY GENERAL DE EDUCACION

💡 Recomendaciones (E): Pasar los expediente a girar, con la documentación sustentaria requerida y en los plazos establecidos para su correcto cumplimiento.

💡 Recomendaciones (E): Cumplir con los plazos establecidos para la rendición de viáticos y encargos internos. siendo el plazo para la aprobación del T6 de 48 horas.

💡 Recomendaciones (E): Ser precisos en la información que se requiere.

💡 Recomendaciones (E): Capacitación mas constantes al personal sobre las modificaciones y actualizaciones en los diferentes sistemas, conciliaciones.